IT-Prozesse, die wirklich funktionieren

Der Onboarding-Prozess verlief zwischen HR, IT und Fachbereichen unkoordiniert. Es gab keine zentrale Übersicht, viele Aufgaben wurden per E-Mail, Excel oder Zuruf erledigt. Medienbrüche, verspätete Zugänge und unnötiger Abstimmungsaufwand waren die Folge. Neue Mitarbeitende saßen am ersten Tag oft ohne Arbeitsmittel da oder erhielten zu viele Rechte, weil niemand wusste, was genau benötigt wird.

Für Führungskräfte war es frustrierend, weil kein verlässlicher Ablauf existierte und die Verantwortung diffus verteilt war. Auch wirtschaftlich war der Schaden sichtbar: unnötige Lizenzvergaben, ineffizient genutzte Ressourcen und operative Störungen durch fehlende Accounts. Wir haben gemeinsam mit allen Beteiligten einen Zielprozess entwickelt, Rollen geklärt und eine technische Umsetzungslogik definiert, die zu den vorhandenen Tools passt.

In einem Unternehmen hatten sich über die Jahre viele manuelle Freigabeschritte entwickelt. Zuständigkeiten waren unklar, Anträge blieben in Postfächern liegen. Teilweise ging es um Freigaben im einstelligen Eurobereich, deren Verzögerung teure Ausfälle verursachte. Fachbereiche umgingen den Prozess, weil sie kein Vertrauen mehr hatten. Unsere Analyse zeigte: Das Problem lag nicht im Umfang, sondern in fehlender Struktur, fehlenden Schwellenwerten und ungenutztem Potenzial in der vorhandenen Toollandschaft.

Drei Teams arbeiteten am gleichen Ziel, aber mit unterschiedlichen Tools und ohne abgestimmten Prozess. Übergaben funktionierten nur mündlich oder über Workarounds, die niemand dokumentierte. Fehler entstanden regelmäßig, wurden aber selten systematisch adressiert. Die Teams schoben sich gegenseitig die Verantwortung zu. Ein Toolwechsel stand im Raum, aber es war unklar, ob das das Problem lösen würde. Wir haben den Gesamtprozess sichtbar gemacht, Verantwortlichkeiten geklärt und auf Basis dessen die Toolnutzung angepasst.