Use Case, Outbound
Lead-Qualifizierung mit Terminbuchung
Ein Voice Agent ruft neue Anfragen zeitnah an, stellt die Fragen, die Ihr Außendienst vor einem Termin wirklich braucht, und bucht passende Leads direkt in den Kalender des Beraters.
Wer zuerst anruft, hat die besten Chancen
Ein Interessent füllt ein Formular aus. Seine Anfrage landet oft nicht nur bei einem Anbieter. Er weiß das meistens selbst nicht.
Wer zuerst anruft und die richtigen Fragen stellt, hat die besten Chancen. Im Tagesgeschäft kommt der Rückruf aber oft später als geplant, weil der Außendienst unterwegs ist und das Team andere Dinge auf dem Tisch hat.
Was zwischen Anfrage und Termin passiert
Der Agent arbeitet jede Anfrage nach demselben Ablauf ab. Was er fragt und wann ein Lead passt, legen Sie vorher fest.
Anfrage kommt rein
Über ein Formular, ein Portal oder direkt aus dem CRM.
Voice Agent ruft an
Zeitnah, bevor der Lead woanders landet.
Feste Prüfschritte
Er stellt die Fragen, die der Außendienst wirklich braucht. Die Antworten prüft er nicht aus dem Bauch heraus, dafür gibt es feste Prüfschritte, die an den Agenten angebunden sind.
Passt
Der Termin steht direkt im Kalender des Beraters.
Passt nicht ganz
Passt etwas nicht oder möchte der Kunde lieber mit einem Menschen sprechen, geht der Fall ans Team. Mit Grund, damit niemand von vorne anfangen muss.
Ein Anruf, zwei Minuten nach der Anfrage
Der Agent stellt nur die Fragen, die Ihr Außendienst wirklich braucht. Ob ein Lead passt, entscheiden feste Prüfschritte, nicht das Bauchgefühl.
- 10:14Neue Anfrage über das Webformular: Wärmepumpe für ein Einfamilienhaus
- 10:16Anruf an Herrn Krügerverbunden
- 10:16Voice AgentGuten Tag, Herr Krüger, hier ist der digitale Assistent von Hansen Haustechnik. Ich bin eine KI. Sie haben uns gerade eine Anfrage zu einer Wärmepumpe geschickt. Haben Sie zwei Minuten für drei kurze Fragen?
- 10:16InteressentJa, passt gerade.
- 10:16Voice AgentWie groß ist die Wohnfläche ungefähr, und womit heizen Sie heute?
- 10:17InteressentRund 140 Quadratmeter, aktuell mit Gas.
- 10:17Voice AgentDanke. Sind Sie Eigentümer des Hauses?
- 10:17InteressentJa, seit acht Jahren.
- 10:17Prüfschritte erfüllt: Wohnfläche, Eigentum, Einzugsgebiet
- 10:17Voice AgentDann kann sich ein Berater das bei Ihnen vor Ort ansehen. Passt Ihnen Donnerstag um 14 Uhr oder Freitag um 9 Uhr?
- 10:18InteressentFreitag um 9 Uhr ist gut.
- 10:18Voice AgentDann ist Freitag, 9 Uhr, eingetragen. Sie bekommen gleich eine Bestätigung per E-Mail.
- 10:18Termin im Kalender des Beraters eingetragen, Gesprächsnotiz im CRM.
Was wir aus echten Projekten mitnehmen
Ein gut eingespieltes Vertriebsteam holt derzeit mehr Termine als der Agent. Dafür ist beim Agenten jede Qualifizierung nachvollziehbar, und jeder Abbruch hat einen Grund.
Und das Team hat Zeit für die Gespräche, in denen es wirklich gebraucht wird.
- 1–2 TageAbstimmungWelche Fragen, welche Kriterien, wann geht ein Lead an einen Menschen?
- 3–4 TageSchnittstellen bauen und testenLeads, Kalender, CRM.
- parallelAgent und PromptParallel zu den Schnittstellen entsteht der Agent selbst, also Gesprächsführung und Prompt.
- 1 TagTest im ZusammenspielAgent, Schnittstellen und Übergaben laufen einmal komplett zusammen, bevor echte Kunden angerufen werden.
- danachGo-Live mit BegleitungNach dem Go-Live begleiten wir die ersten Wochen eng und schärfen nach.
Was Sie dafür brauchen
- Zugriff auf die Leads, aus dem CRM, einem Formular oder einem Portal
- Einen Kalender mit freien Slots
- Klare Kriterien, wann ein Lead passt
- Einen Weg zurück zum Menschen
Häufige Fragen
Was macht der Voice Agent bei der Lead-Qualifizierung genau?
Er ruft neue Anfragen zeitnah an und stellt die Fragen, die Ihr Außendienst vor einem Termin braucht. Die Antworten prüft er über feste Prüfschritte. Passt alles, bucht er den Termin direkt in den Kalender des Beraters. Passt etwas nicht oder möchte der Kunde mit einem Menschen sprechen, übergibt er den Fall mit Begründung an Ihr Team.
Wie lange dauert die Einführung?
Unser Ziel sind zwei Wochen: 1–2 Tage Abstimmung, 3–4 Tage Schnittstellen bauen und testen, parallel dazu Gesprächsführung und Prompt, 1 Tag Test im Zusammenspiel. Danach Go-Live, und wir begleiten die ersten Wochen eng.
Ersetzt der Agent unser Vertriebsteam?
Nein. Ein gut eingespieltes Vertriebsteam holt derzeit mehr Termine. Der Agent übernimmt den schnellen Erstkontakt und die Qualifizierung, jede Entscheidung ist nachvollziehbar. Ihr Team hat dadurch Zeit für die Gespräche, in denen es wirklich gebraucht wird.
Was passiert, wenn ein Lead nicht passt?
Dann geht der Fall an Ihr Team, zusammen mit dem Grund. Dasselbe gilt, wenn der Kunde lieber mit einem Menschen sprechen möchte. So muss niemand von vorne anfangen.
Welche Systeme lassen sich anbinden?
Die Leads kommen aus Ihrem CRM, einem Formular oder einem Portal, die Termine landen in Ihrem Kalender. Die Plattform lässt sich über APIs und Webhooks an bestehende CRM- und Kalendersysteme anbinden.
Merken die Angerufenen, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja, und das sollen sie auch. Die EU-KI-Verordnung verlangt, dass Menschen erkennen können, wenn sie mit einem KI-System sprechen. Der Agent weist zu Beginn des Gesprächs darauf hin. Wie genau das formuliert wird, stimmen wir mit Ihnen ab.
Wo werden die Daten verarbeitet?
Innerhalb der EU. Die Server der Voice Agent Plattform stehen in Deutschland. Die Umsetzung wird auf die Anforderungen des jeweiligen Use Cases abgestimmt, mit verschlüsselter Übertragung und kontrollierten Zugriffen.
Was kostet das?
Das hängt davon ab, wie viele Gespräche anfallen und welche Systeme angebunden werden. Eine Preisliste, die für alle stimmt, gibt es deshalb nicht. Sie bekommen vor der Umsetzung eine nachvollziehbare Kalkulation.
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- Weiterer Use Case, InboundInbound: Zentrale, Service und SupportDer Voice Agent geht ran, wenn Kunden anrufen. Er beantwortet wiederkehrende Fragen, nimmt Anliegen vollständig auf und gibt qualifizierte Anfragen mit allen Angaben an Ihr Team weiter.
- Weiterer Use Case, OutboundTermine vorziehenSagt jemand ab, ruft der Voice Agent Kunden mit einem späteren Termin in der Nähe an und bietet den freien Platz an. Wer früher kann, wird direkt umgebucht.
- Weiterer Use Case, Outbound, Pilot gesuchtSchicht kurzfristig besetzenWenn um 6 Uhr morgens jemand ausfällt, ruft der Voice Agent den Pool an. Nach wenigen Minuten weiß die Leitung, ob die Schicht besetzt ist.
- PlattformVoice Agent PlattformWeitere Anwendungsfälle, Systemanbindung und Datenschutz.
Passt das zu Ihren Leads?
Schreiben Sie uns kurz, woher Ihre Anfragen kommen und was Ihr Außendienst vor einem Termin wissen muss. Wir melden uns in der Regel innerhalb eines Werktags mit einem Terminvorschlag.