Use Case, Outbound
Termine vorziehen, wenn ein Platz frei wird
Sagt jemand ab, ruft der Voice Agent Kunden mit einem späteren Termin in der Nähe an und bietet den freien Platz an. Wer früher kann, wird direkt umgebucht.
Ein freier Platz, und niemand ruft an
Ein Experte hat in drei Wochen Zeit für einen Kunden. Der Kunde würde lieber diese Woche. Und diese Woche wird ein Platz frei, weil jemand abgesagt hat.
Eigentlich ganz einfach. Nur ruft niemand die Kunden durch, die dafür infrage kommen. Das Team hat dafür schlicht keine Zeit.
Wenn im Kalender ein Platz frei wird
Wer angerufen wird und in welchem Umkreis, legen Sie vorher fest. Der Agent hält sich an diese Regeln und meldet das Ergebnis an die Planung zurück.
Platz wird frei
Durch eine Absage, eine Umplanung oder neue Kapazität.
Passende Kunden finden
Wer hat einen späteren Termin in der Nähe?
Voice Agent ruft an
Ruhig, verständlich, auch für ältere Kunden.
Früher passt
Der Termin wird direkt vorgezogen.
Kein Bedarf mehr
Manchmal sagt der Kunde: „Eigentlich brauche ich das gar nicht mehr.“ Dann wird abgesagt, bevor der Experte umsonst losfährt.
Ein freier Platz, zwei Anrufe
Der Agent spricht ruhig, wiederholt das Wichtige und hört auf, sobald der Platz vergeben ist. Manchmal stellt sich dabei heraus, dass ein Termin gar nicht mehr gebraucht wird.
- 08:31Absage eingegangen: Donnerstag, 10 Uhr ist frei
- 08:313 Kunden mit späterem Termin im Umkreis von 10 km
- 08:32Anruf 1 von 3verbunden
- 08:32Voice AgentGuten Tag, Herr Albers, hier ist der digitale Assistent von Hansen Haustechnik. Ich bin eine KI. Ihr Termin ist am 18. November. Am Donnerstag um 10 Uhr ist ein Platz frei geworden. Wäre Ihnen der frühere Termin lieber?
- 08:32KundeAch, das hat sich erledigt. Die Heizung läuft wieder, den Termin brauche ich gar nicht mehr.
- 08:33Voice AgentGut, dass Sie das sagen. Dann sage ich den Termin am 18. November ab. Falls doch noch etwas ist, melden Sie sich einfach.
- 08:33Termin am 18.11. abgesagt, Planung informiert
- 08:33Anruf 2 von 3verbunden
- 08:33Voice AgentGuten Tag, Frau Yilmaz, hier ist der digitale Assistent von Hansen Haustechnik. Ich bin eine KI. Ihr Termin ist am 25. November. Am Donnerstag um 10 Uhr ist ein Platz frei. Passt Ihnen das?
- 08:34KundinDonnerstag? Ja, gern. Je früher, desto besser.
- 08:34Voice AgentDann trage ich Sie für Donnerstag um 10 Uhr ein. Ich wiederhole: Donnerstag, 10 Uhr. Der Termin im November ist damit frei.
- 08:34Termin vorgezogen: 25.11. auf Do., 10 Uhr. Weitere Anrufe beendet.
Aus einem aktuellen Projekt nach drei Wochen
300
Termine vorgezogen
Hat das Team vorher kaum geschafft.
90
Termine abgesagt
Bevor ein Experte umsonst losfährt.
Zahlen leicht angepasst, das Verhältnis stimmt.
Die Zielgruppe ist überwiegend älter. Das funktioniert, wenn die Technik so gebaut ist, dass diese Menschen sie auch nutzen können: ruhig, verständlich, ohne Hektik.
- 1–2 TageAbstimmungWer darf vorgezogen werden, in welchem Umkreis, was passiert bei einer Absage?
- 3–4 TageSchnittstellen bauen und testenKalender, Kundendaten, Rückmeldung an die Planung.
- parallelAgent und PromptParallel zu den Schnittstellen entsteht der Agent selbst, also Gesprächsführung und Prompt.
- 1 TagTest im ZusammenspielAgent, Schnittstellen und Übergaben laufen einmal komplett zusammen, bevor echte Kunden angerufen werden.
- danachGo-Live mit BegleitungNach dem Go-Live begleiten wir die ersten Wochen eng und schärfen nach.
Was Sie dafür brauchen
- Zugriff auf den Kalender bzw. die Einsatzplanung
- Kundendaten mit Telefonnummer, Termin und Ort
- Klare Regeln, wer vorgezogen werden darf und in welchem Umkreis
- Einen Weg zurück zum Menschen, wenn ein Kunde Fragen hat
Häufige Fragen
Wie funktioniert das Vorziehen von Terminen per Voice Agent?
Wird im Kalender ein Platz frei, etwa durch eine Absage, sucht der Agent Kunden mit einem späteren Termin in der Nähe und ruft sie an. Passt der frühere Termin, wird er direkt umgebucht. Das Ergebnis geht an Ihre Planung zurück.
Welche Kunden ruft der Agent an?
Nur die, die nach Ihren Regeln infrage kommen. In der Abstimmung legen wir fest, wer vorgezogen werden darf, in welchem Umkreis gesucht wird und was bei einer Absage passiert.
Was passiert, wenn ein Kunde den Termin gar nicht mehr braucht?
Dann wird der Termin abgesagt, bevor der Experte umsonst losfährt. In unserem aktuellen Projekt waren das nach drei Wochen 90 Termine (Zahlen leicht angepasst, das Verhältnis stimmt).
Funktioniert das auch mit älteren Kunden?
Ja. Im aktuellen Projekt ist die Zielgruppe überwiegend älter. Das funktioniert, wenn der Agent so gebaut ist, dass diese Menschen ihn auch nutzen können: ruhig, verständlich, ohne Hektik.
Was bringt das in der Praxis?
Aus einem aktuellen Projekt nach drei Wochen: 300 Termine vorgezogen, die das Team vorher kaum geschafft hat, und 90 Termine abgesagt, bevor ein Experte umsonst gefahren ist. Die Zahlen sind leicht angepasst, das Verhältnis stimmt.
Wie lange dauert die Einführung?
Unser Ziel sind zwei Wochen: 1–2 Tage Abstimmung, 3–4 Tage Schnittstellen bauen und testen, parallel dazu Gesprächsführung und Prompt, 1 Tag Test im Zusammenspiel. Danach Go-Live, und wir begleiten die ersten Wochen eng.
Merken die Angerufenen, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja, und das sollen sie auch. Die EU-KI-Verordnung verlangt, dass Menschen erkennen können, wenn sie mit einem KI-System sprechen. Der Agent weist zu Beginn des Gesprächs darauf hin. Wie genau das formuliert wird, stimmen wir mit Ihnen ab.
Wo werden die Daten verarbeitet?
Innerhalb der EU. Die Server der Voice Agent Plattform stehen in Deutschland. Die Umsetzung wird auf die Anforderungen des jeweiligen Use Cases abgestimmt, mit verschlüsselter Übertragung und kontrollierten Zugriffen.
Was kostet das?
Das hängt davon ab, wie viele Gespräche anfallen und welche Systeme angebunden werden. Eine Preisliste, die für alle stimmt, gibt es deshalb nicht. Sie bekommen vor der Umsetzung eine nachvollziehbare Kalkulation.
Weiterlesen
- Weiterer Use Case, InboundInbound: Zentrale, Service und SupportDer Voice Agent geht ran, wenn Kunden anrufen. Er beantwortet wiederkehrende Fragen, nimmt Anliegen vollständig auf und gibt qualifizierte Anfragen mit allen Angaben an Ihr Team weiter.
- Weiterer Use Case, OutboundLead-Qualifizierung mit TerminbuchungEin Voice Agent ruft neue Anfragen zeitnah an, stellt die Fragen, die Ihr Außendienst vor einem Termin wirklich braucht, und bucht passende Leads direkt in den Kalender des Beraters.
- Weiterer Use Case, Outbound, Pilot gesuchtSchicht kurzfristig besetzenWenn um 6 Uhr morgens jemand ausfällt, ruft der Voice Agent den Pool an. Nach wenigen Minuten weiß die Leitung, ob die Schicht besetzt ist.
- PlattformVoice Agent PlattformWeitere Anwendungsfälle, Systemanbindung und Datenschutz.
Freie Plätze bei Ihnen?
Schreiben Sie uns kurz, wie Ihre Termine geplant werden und wie oft Plätze frei werden. Wir melden uns in der Regel innerhalb eines Werktags mit einem Terminvorschlag.